Ten sam list odebrany przez klienta 12 maja kończy współpracę 11 czerwca przy zapisie „30 dni od doręczenia” albo 30 czerwca przy „1 miesiącu ze skutkiem na koniec miesiąca”. Zanim wyślesz wypowiedzenie, sprawdź w umowie tryb zakończenia i wymaganą formę, bo zwykły e-mail może nie wystarczyć. Datę końca policz od dnia, w którym klient realnie odbierze pismo.
Co sprawdzić w umowie, zanim napiszesz wypowiedzenie
Umowa B2B (od angielskiego business to business) to potoczna nazwa umowy między przedsiębiorcami. W polskim prawie nie ma osobnego typu „umowy B2B”. Pod tą nazwą zwykle kryje się jedna z tych umów:
- o świadczenie usług,
- zlecenia,
- o dzieło,
- agencyjna,
- nienazwana, której treść wynika z ustaleń stron.
Rodzaj umowy i jej zapisy decydują o tym, jak wygląda zakończenie współpracy B2B. Weź podpisaną wersję razem ze wszystkimi aneksami i sprawdź:
- czy umowa obowiązuje na czas określony, czy nieokreślony,
- jaki okres wypowiedzenia przewiduje i od kiedy go liczyć,
- czy dopuszcza rozwiązanie ze skutkiem natychmiastowym i jakie ważne powody wymienia,
- jakiej formy wymaga i jak trzeba doręczyć wypowiedzenie,
- jakie przewiduje kary umowne, poufność i zakaz konkurencji,
- co trzeba przekazać po zakończeniu: pliki, sprzęt, dostępy.
Przy umowie o dzieło albo agencyjnej mogą obowiązywać inne przepisy niż przy usługach, więc wzór kopiuj dopiero wtedy, gdy wiesz, jaką umowę podpisałeś. Jeśli równolegle kończysz etat, do pracodawcy wysyłasz osobny dokument, na przykład według wzoru wypowiedzenia umowy o pracę.
Wypowiedzenie, porozumienie stron czy rozwiązanie natychmiastowe
Wypowiedzenie jest jednostronnym oświadczeniem woli, więc do jego skuteczności zasadniczo nie potrzebujesz zgody kontrahenta. Odstąpienie działa inaczej. Jego skutkiem może być traktowanie umowy tak, jakby strony jej nie zawarły.
| Tryb | Zgoda kontrahenta | Kiedy umowa się kończy | Kiedy go używać |
|---|---|---|---|
| wypowiedzenie | nie | po upływie okresu wypowiedzenia albo w terminie z umowy | chcesz jednostronnie zakończyć współpracę |
| porozumienie stron | tak | w dniu uzgodnionym przez strony | chcesz skończyć szybciej i ograniczyć spór |
| rozwiązanie ze skutkiem natychmiastowym | co do zasady nie | od chwili określonej w umowie lub po skutecznym doręczeniu | masz ważny powód albo druga strona narusza umowę |
| odstąpienie od umowy | zależy od podstawy i umowy | skutek określają przepisy lub umowa | przy określonych wadach albo naruszeniach |
Wypowiedzenie jest jednostronnym oświadczeniem woli, więc do jego skuteczności zasadniczo nie potrzebujesz zgody kontrahenta. Odstąpienie działa inaczej. Jego skutkiem może być traktowanie umowy tak, jakby strony jej nie zawarły.
Porada przechodzenaswoje.pl: jeśli klient zgadza się na wcześniejsze rozstanie, zaproponuj porozumienie stron. Wpisz w nim osobno datę zakończenia, kwotę ostatniego wynagrodzenia i termin przekazania materiałów. Unikniesz w ten sposób sporu o okres wypowiedzenia i rozliczenie ostatnich dni.
Umowa na czas określony a wypowiedzenie przed terminem
Data końcowa mówi, kiedy umowa ma wygasnąć, ale nie przesądza, czy możesz zakończyć ją wcześniej. Kontrakt może:
- dawać każdej stronie prawo wypowiedzenia w dowolnym momencie,
- uzależniać wypowiedzenie od określonych przyczyn,
- przewidywać okres wypowiedzenia,
- dopuszczać rozwiązanie natychmiastowe przy naruszeniu umowy,
- w ogóle nie regulować wypowiedzenia.
W tym ostatnim przypadku przy umowie o świadczenie usług mogą mieć zastosowanie przepisy o zleceniu. Art. 746 Kodeksu cywilnego pozwala wypowiedzieć zlecenie w każdym czasie, a art. 750 każe stosować te przepisy odpowiednio do usług (ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, 1964). Przy odpłatnej umowie wypowiedzenie bez ważnego powodu może jednak oznaczać obowiązek naprawienia szkody.
Ważny powód może wynikać z sytuacji osobistej, gospodarczej albo z zachowania drugiej strony. Wchodzą tu w grę na przykład:
- powtarzające się opóźnienia w płatnościach,
- utrata zaufania po poważnym naruszeniu poufności,
- brak współdziałania potrzebnego do wykonania usługi,
- trwała niemożność realizacji zobowiązania.
Lepszy klient, zmiana planów albo nieopłacalna współpraca nie zawsze wystarczą. W sporze sąd ocenia treść umowy, dowody i okoliczności sprawy.
Jak policzyć datę zakończenia współpracy
Okres wypowiedzenia liczysz zgodnie z umową. Znaczenie ma długość terminu, a także moment, w którym się zaczyna i kończy. Typowe zapisy to:
- 30 dni od dnia doręczenia wypowiedzenia,
- 1 miesiąc ze skutkiem na koniec miesiąca,
- 3 miesiące liczone od pierwszego dnia miesiąca po doręczeniu,
- konkretny dzień kalendarzowy, na przykład ostatni dzień miesiąca.
Wypowiedzenie działa od chwili, gdy dotrze do kontrahenta tak, że może on zapoznać się z treścią (art. 61 Kodeksu cywilnego). Przykład: umowa przewiduje 1 miesiąc ze skutkiem na koniec miesiąca, a klient odbiera pismo 12 maja. Współpraca może wtedy zakończyć się 30 czerwca. Przy zapisie „30 dni od doręczenia” termin upłynie wcześniej, 11 czerwca. Różnica między „30 dni” a „1 miesiąc” potrafi przesunąć koniec współpracy o kilka tygodni. Jeśli umowa nie wyjaśnia sposobu liczenia, datę skonsultuj z radcą prawnym lub adwokatem.
Porada przechodzenaswoje.pl: nie wpisuj zdania „umowa kończy się za miesiąc”. Podaj konkretną datę i policz ją od potwierdzonego dnia doręczenia, a nie od dnia, w którym napisałeś dokument.
Wzór wypowiedzenia umowy B2B do skopiowania
Wzór dotyczy wypowiedzenia umowy o współpracy albo o świadczenie usług z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych zgodnie z treścią umowy.
[miejscowość], [data]
[imię i nazwisko przedsiębiorcy / firma]
[adres]
NIP: [numer]
Do:
[nazwa kontrahenta]
[adres]
NIP: [numer]
WYPOWIEDZENIE UMOWY O WSPÓŁPRACY
Niniejszym wypowiadam umowę o współpracy zawartą dnia [data zawarcia umowy]
pomiędzy [dane Twojej firmy] a [dane kontrahenta], dotyczącą [krótki opis usług].
Wypowiedzenie składam z zachowaniem [długość okresu wypowiedzenia] okresu
wypowiedzenia, zgodnie z § [numer paragrafu] umowy. Umowa ulegnie rozwiązaniu
z dniem [data zakończenia umowy].
Do dnia rozwiązania umowy wykonam obowiązki wynikające z kontraktu w zakresie
uzgodnionym przez strony. Proszę o potwierdzenie sposobu przekazania
[dokumentacji, plików, sprzętu, dostępów] oraz rozliczenia prac wykonanych
do dnia zakończenia współpracy.
Proszę o uregulowanie wynagrodzenia należnego za usługi wykonane do dnia
rozwiązania umowy na podstawie faktury wystawionej zgodnie z umową.
[podpis]
Przyczyną wypowiedzenia jest [rzeczowy i możliwy do udokumentowania opis przyczyny].
Gdy umowa nie wymaga uzasadnienia, krótkie wypowiedzenie bez opisu przyczyn ogranicza ryzyko nieprecyzyjnych sformułowań. Pomiń zarzuty i emocjonalne oceny. Przy rozwiązaniu natychmiastowym wskaż paragraf umowy albo podstawę prawną, dokładnie opisz naruszenie i podaj datę rozwiązania. Taki dokument warto pokazać prawnikowi przed wysyłką. Jeśli umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, podpisz pismo własnoręcznie albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Przyczyną wypowiedzenia jest [rzeczowy i możliwy do udokumentowania opis przyczyny].Gdy umowa nie wymaga uzasadnienia, krótkie wypowiedzenie bez opisu przyczyn ogranicza ryzyko nieprecyzyjnych sformułowań.Porada przechodzenaswoje.pl: jeśli klient zgadza się na wcześniejsze rozstanie, zaproponuj porozumienie stron. Wpisz w nim osobno datę zakończenia, kwotę ostatniego wynagrodzenia i termin przekazania materiałów. Unikniesz w ten sposób sporu o okres wypowiedzenia i rozliczenie ostatnich dni.
Jak doręczyć wypowiedzenie, żeby mieć dowód
Sposób doręczenia określa przede wszystkim umowa. Forma elektroniczna równoważna pisemnej wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego (art. 78¹ Kodeksu cywilnego), więc zwykły e-mail może nie wystarczyć.
| Sposób | Co zachować jako dowód | Ryzyko |
|---|---|---|
| list polecony lub kurier | potwierdzenie nadania i odbioru | wysyłka na adres inny niż wskazany w umowie |
| doręczenie osobiste | kopia podpisana przez odbiorcę z datą | brak podpisu na kopii |
| pełna korespondencja, załącznik, potwierdzenie wysłania, odpowiedź | brak kwalifikowanego podpisu przy wymogu formy pisemnej |
Automatyczny komunikat o wysłaniu wiadomości nie zawsze dowodzi, że adresat mógł zapoznać się z dokumentem. Brak odpowiedzi klienta nie oznacza też jego zgody na wypowiedzenie.
Porada przechodzenaswoje.pl: wyślij pismo w formie, której wymaga umowa, a dodatkowo poproś kontrahenta mailem o potwierdzenie odbioru i daty zakończenia współpracy. Jego odpowiedź zamknie ewentualny spór o termin.
Po wysłaniu: rozliczenie i błędy, które kosztują
Do dnia zakończenia wykonujesz swoje obowiązki, a kontrahent płaci za prawidłowo wykonane usługi. Wypowiedzenie nie usuwa obowiązków, które według umowy trwają po jej zakończeniu, takich jak poufność, zakaz wykorzystywania materiałów czy usunięcie danych. Rozlicz się w tej kolejności:
- Zapisz potwierdzony dzień doręczenia i wynikającą z niego datę zakończenia.
- Wypisz zadania, godziny lub etapy do wykonania przed końcem umowy.
- Sprawdź, czy przy ostatniej fakturze potrzebujesz protokołu odbioru.
- Ustal, jakie materiały przekazujesz, jaki sprzęt zwracasz i które dostępy usuwasz.
- Przekaż księgowości informację o ostatnim przychodzie i nierozliczonych kosztach.
Najczęściej problemy biorą się z błędnej daty, pominiętej formy pisemnej, niewłaściwego adresu albo przeoczonej kary umownej. Przy zaległej płatności wypowiedzenie nie zastępuje wezwania do zapłaty, które wysyłasz osobno. Pytania o fakturę korygującą, zaliczkę, PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych) czy VAT (podatek od towarów i usług) skonsultuj z księgową, doradcą podatkowym albo Krajową Informacją Skarbową.
Jeśli kończysz kontrakt, bo porządkujesz sprawy przed przejściem na swoje, ułóż kolejność kroków w planie na 90 dni. Zanim podpiszesz wypowiedzenie, otwórz paragraf o zakończeniu umowy i policz datę końca współpracy od dnia, w którym klient realnie odbierze pismo. Jeśli chcesz odejść bez zachowania okresu wypowiedzenia, zleć ocenę dokumentów radcy prawnemu albo adwokatowi.
