Od czego zacząć poszukiwania biura dla swojej działalności? Jak zdecydować czy nadszedł już odpowiedni czas na ten krok ?
Małgorzata Małecka - poszukiwanie biura dla działalności

Małgorzata Małecka, Konsultant, w Dziale Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland pisze o tym, od czego zacząć poszukiwania biura dla swojej działalności, a przede wszystkim jak zdecydować czy nadszedł już odpowiedni czas na ten krok.

O nowym biurze myśli kilka

Biuro. Własne biuro. Najlepiej, żeby było… No właśnie jakie? Gdzie i za ile? Można przypuszczać, że to jedna z pierwszych ścian do których dochodzą młodzi przedsiębiorcy decydując się na krok w kierunku wyboru własnej strategii biurowej. Części udaje się podjąć całkiem rozsądne i trafne decyzje, wybrać rozwiązania, które będą pracować i sprawdzać się w praktyce. Czasami wystarcza zwykła intuicja, czasami pomagają znajomi z większym biurowym doświadczeniem. Na tym etapie rzadko pojawią się eksperci, którzy o wynajmowaniu biur wiedzą wszystko albo jeszcze więcej. Druga grupa, znacznie większa od poprzedniej, to przedstawiciele opcji pod tytułem „metoda prób i błędów”. Zazwyczaj z góry zakładają, że biurowa rzeczywistość dla ich biznesu nie stanowi priorytetu, nie będzie decydować o sukcesie albo niepowodzeniu. A wszelkie, ewentualne, gorsze wybory da się przecież poprawić, podrasować w trakcie. Ostatnia grupa to ci, którzy już na starcie zostają w blokach. Nowe biuro w zasadzie zaczyna i kończy się na nieśmiałym myśleniu o nim. Ilość pytań dotyczących faktycznych potrzeb, które biuro miałoby spełniać, rozwiązań bez których nie można byłoby się obejść, umów z wynajmującym, płatności, etc. skutecznie doprowadza do ściany. Ale ten mur jest z tych, które wybitnie trudno przebić głową.

Zanim jednak znajdziemy się w którejś z powyższych grup, zanim sen z powiek zaczną spędzać nam dodatkowe kwestie związane z wyborem biura księgowego, leasingiem samochodu albo sprzętu, zakupem oprogramowania albo projektowaniem logo i firmowych wizytówek warto odpowiedzieć sobie na jedno, zasadnicze pytanie – co każe mi myśleć, że to ten właściwy moment żeby zacząć się rozglądać za opcją biura, i jaka ta opcja ewentualnie powinna być.

Biuro w domowym „zaciszu” - za i przeciw

Plusem są oszczędności. Plusem jest też to, że teoretycznie wydzielić przestrzeń na biuro we własnym domu można zawsze. A jeśli metraż na to pozwala, to może być to biuro nawet dla kilku osób. To rozwiązanie w którym najlepiej odnajdują się freelancerzy, ale tacy, którzy nie mają potrzeby pracy w zespole - czyli np. designerzy, projektanci, programiści i copywriterzy. A dziś coraz częściej też influencerzy z social mediów. Co z drugą stroną medalu? Jeśli biznes rośnie, pracujesz coraz częściej w zespole i wiesz – albo mocno wierzysz – że ta tendencja się utrzyma, że zespół będzie się powiększał a nie kurczył, biuro w domu może być problematyczne. Mało miejsca, brak infrastruktury, brak zaplecza. A do tego, co często podkreślają osoby które przeszły ten etap, praca 24 godziny na dobę. Bo pracę z biura w całości bierze się do domu. I na koniec, wizerunkowo również wygląda to mocno średnio. Nie buduje reputacji ani na zewnątrz, ani w gronie osób z którymi pracujemy.

Czas na kawiarnię, albo kamienicę…

W przypadku kawiarni, praca zdalna na laptopie to codzienny widok. Plusy? Na pewno pyszna kawa, ciastko i bagietka. Czasem darmowe, otwarte WiFi. Dla wielu kawiarniane biura to połączenie stylu pracy, atmosfery i przeświadczenia, że pracuje się w coworku. W niektórych przypadkach zaletą będzie lokalizacja w ścisłym centrum. Czasem będzie sprzyjać spotkaniom… Pytanie tylko po co i z kim się spotykamy. Bo jeśli to ważna prezentacja przed ważnym klientem to kawiarniany gwar raczej nie będzie sojusznikiem.

Debiutujący poszukiwacze biur często swój wzrok kierują w stronę powierzchni w kamienicach. Albo w blokach. Szukają całych mieszkań, nierzadko pojedynczych pokoi biurowych. I w tej opcji doceniają w pierwszej kolejności dobrą lokalizację i komunikację. Pasuje im to, że po drugiej stronie jest najczęściej zwykła osoba, z którą można się porozumieć w wielu kwestiach. Finansowych i nie tylko. Bo do wynajmu takiego biura podchodzi się trochę jak do wynajmu mieszkania. Nie ma niemądrych pytań, bo pytać można o wszystko. Coraz częściej atutem biur w kamienicach są wyremontowane pokoje, które mają swój klimat. Jeśli wynajmujący się postara, możemy liczyć na urządzoną kuchnię, ładną łazienkę i podstawową infrastrukturę. Jeśli postara się jeszcze bardziej, całe biuro raz albo dwa razy na tydzień doczeka się sprzątania. Minusem takiego wyboru, szczególnie dla kogoś kto decyduje się podnająć jeden pokój, jest wyraźne ograniczenie powierzchni samego biura, brak miejsca do spotkań, brak zaplecza i w niektórych przypadkach brak recepcji. Ale głównie to ograniczenie metrażu powoduje, że takie biura często są przepełnione. Bo co zrobić w sytuacji, kiedy do firmy wchodzi nowy projekt, potrzebne są nowe osoby, żeby przy nim pracować i nowe stanowiska pracy. Rezygnacja z biura które dopiero co się wynajęło nie wchodzi w grę. Lepiej dostawić kolejne biurka. W skrajnych przypadkach, za kolejnymi pojawiają się następne, a wraz z nimi tłok i dyskomfort, a w takich warunkach trudno o dobrą pracę.

To tylko najjaskrawsze przykłady strategii, które obierają młodzi przedsiębiorcy zanim swój wzrok skierują w stronę profesjonalnych rozwiązań biurowych, ale przede wszystkim zanim odważą się na pierwszą rozmowę z kimś, kto z doradzania przy wynajmie biur żyje. Tych o powierzchni kilkuset albo kilku tysięcy metrów, i tych sporo mniejszych także. Bo chyba nie trzeba przypominać, że ze świecą szukać najemców, którzy na pierwsze lokalizacje wybierali połyskujące, strzeliste wieże w centrum Warszawy albo na Woli. Na nie jeszcze przyjdzie czas :)

Autor
Małgorzata Małecka
Doradca Rynku Nieruchomości Komercyjnych
(*) (*) (*) (*) (*)